Minit mesyuarat adalah dokumen yang mencerminkan semua keputusan penting dari acara ini. Penyusunan salah, baik dari segi makna dan dalam reka bentuk, boleh menyebabkannya dipertikaikan oleh peserta dalam pertemuan tersebut. Di samping itu, terdapat potensi risiko membuat keputusan pengurusan yang salah jika minit mesyuarat pengeluaran mengandungi maklumat yang mengelirukan. Betul mengaturnya akan membantu satu set cadangan mudah.
Teks dokumen ini biasanya mengandungi dua bahagian: pengantar dan utama. Minit mesyuarat (babak pertama) termasuk perihalan parameter utama acara: kedudukan, nama penuh peserta, pengerusi dan setiausaha. Apabila salah seorang yang hadir mempunyai status istimewa (dijemput, pakar, pemerhati, dll.), Ini juga disebut dalam dokumen. Sekiranya mesyuarat itu dihadiri oleh ramai orang, minit mesyuarat mungkin mengandungi data tentang mereka pada lembaran berasingan, yang merupakan aplikasi dokumen yang tidak boleh dipisahkan. Bahagian pengenalan berakhir dengan agenda yang mengandungi senarai isu yang ditangani. Adalah wajar untuk mengaturkan kepentingan mereka, tetapi mungkin ada faktor lain yang mempengaruhi tempat dalam senarai soalan. Sebagai contoh, struktur agenda mungkin bergantung pada hubungan logik sebahagian daripada isu-isu atau pengambilan orang yang menyertai acara tersebut. Dokumen itu sendiri dilaksanakan di kepala surat organisasi (unitnya), ia mesti ditunjukkan ketika pertemuan berlangsung.
Minit mesyuarat di bahagian utama sepadan dengan pengenalan. Khususnya, item-itemnya harus mengikut urutan yang sama seperti dalam agenda. Algoritma untuk membina teks yang menangkap maklumat pada setiap item agenda adalah seperti berikut: "mendengar", "bercakap", "memutuskan". Peraturan utama dalam bahagian protokol ini adalah bahawa ia tidak seharusnya menjadi transkrip.
Khususnya, sub-item "mendengar" menggambarkan siapa yang menjadi pembicara utama mengenai isu itu, apa yang disarankannya sebagai hasil daripada ucapannya. Untuk pembesar suara, para peserta juga menunjukkan siapa yang mengatakan apa yang dicadangkan. Keputusan membetulkan kedudukan terakhir majoriti peserta mesyuarat. Sekiranya ia diterima pakai oleh pengundian, maka ia akan menunjukkan berapa ramai orang untuk itu, berapa ramai yang menentangnya, serta bilangan pantulan. Bergantung kepada kepentingan isu yang dibincangkan, nama penuh boleh disenaraikan. orang yang telah mengambil ini atau kedudukan itu.
Protokol mesyuarat itu dibuat oleh setiausaha, dokumen itu sendiri ditandatangani oleh eksekutif dan pengerusi mesyuarat. Sumber maklumat untuk penyusunannya adalah draf tulisan tangan, nota yang dibuat menggunakan perakam suara, transkrip. Jika resolusi isu yang dikenal pasti semasa mesyuarat memerlukan kuasa pegawai kanan yang tidak terlibat dalam mesyuarat, kelulusan tambahan dapat diberikan untuk keputusan oleh kepala ini. Protokol yang ditandatangani dan didaftarkan boleh dihantar sebagai dokumen tunggal, dan dalam bentuk ekstrak untuk pegawai, yang hanya sebahagian daripada soalan yang digunakan.
