Semua orang tahu protokol perkataan. Pekerja pejabat kerap mendengarnya semasa mesyuarat, pegawai polis menggunakannya dalam kegiatan profesional mereka, dan ketua negara dan diplomat dipaksa mematuhi peraturan yang dikehendakinya. Apakah protokol? Kami akan mengetahui di bawah.
Makna konsep protokol
Sebagai sebilangan besar istilah lain, perkataan ini mempunyai beberapa makna. Ia semua bergantung kepada bidang aktiviti di mana konsep yang diinginkan digunakan. Oleh itu, kita akan mempertimbangkan situasi yang paling biasa apabila ia lazimnya bercakap tentang protokol.
Jika kita bercakap tentang persekitaran perniagaan, maka protokol itu adalah dokumen yang menggambarkan peristiwa (mesyuarat, mesyuarat, lembaga pengarah, dll.).
Kami sudah disebutkan di atas mengenai polis, yang juga sering membuat dokumen serupa. Dalam kes ini, fakta jenayah atau kesalahan tersirat.
Dalam format antarabangsa, protokol adalah satu set peraturan yang harus diikuti dalam mesyuarat rasmi antara pegawai kerajaan dan pegawai diplomatik. Sebagai contoh, terdapat protokol mesyuarat di antara ketua-ketua negara atau lawatan ke presiden.
Walau bagaimanapun, dalam artikel ini kita akan memberi tumpuan kepada konsep protokol perniagaan.
Minit mesyuarat
Mesyuarat perniagaan adalah sebahagian daripada semua proses dalam persekitaran perniagaan. Mereka boleh lulus secara rasmi, dengan mengambil kira masa yang ditetapkan dan hanya di bangunan pejabat. Tarikh perniagaan tidak rasmi juga sangat popular. Dalam kes kedua, anda boleh lakukan tanpa pengesahan protokol perbualan. Sekiranya mesyuarat itu rasmi, maka ia mestilah secara bertulis mengikut semua peraturan.
Protokol disimpan oleh setiausaha atau orang lain dengan pihak berkuasa tersebut. Untuk mengikuti perbualan, cuba tentukan senarai anggaran mengenai isu yang akan dibincangkan pada mesyuarat tersebut. Kehadiran perakam suara tidak akan berlebihan, supaya tidak ketinggalan butiran, kerana protokol itu merupakan perihalan yang sangat terperinci mengenai peristiwa perniagaan.
Nama-nama yang hadir dan tidak hadir hendaklah direkodkan. Bagi diri sendiri, anda boleh membuat nota mengenai lokasi semua orang yang datang ke mesyuarat, supaya pengarang kata-kata tertentu dapat ditunjukkan tanpa kesilapan.
Pada awal setiap mesyuarat, urutan pertimbangan isu ditentukan, pastikan untuk menuliskan kata kerja tersebut.
Jika mesyuarat itu mempunyai undi, maka tunjukkan hasilnya (berapa banyak orang yang mengundi yang disokong dan berapa ramai yang mengundi). Sekiranya terdapat sejumlah kecil orang yang hadir di mesyuarat itu, anda juga berpeluang untuk melihat nama dan nama keluarga semua pengundi.
Jangan menunda pelaksanaan protokol dalam kotak panjang, kerana pada masa ini anda boleh melupakan butiran mesyuarat.
Protokol rundingan
Rundingan berbeza daripada mesyuarat perniagaan biasa kerana mereka biasanya membincangkan satu atau beberapa isu yang memainkan peranan besar bagi kedua-dua pihak. Dalam kes ini, protokol itu adalah satu peluang untuk menetapkan semua nuansa perbualan dan keperluan pihak-pihak. Isu yang tidak selalu dipertimbangkan diselesaikan dengan segera selepas rundingan pertama, jadi para pengarah atau pekerja lain memerlukan masa dan maklumat lengkap tentang pertemuan itu.
Protokol rundingan dibuat berdasarkan prinsip yang sama seperti dokumen perniagaan.
Ia mesti menunjukkan tarikh peristiwa yang telah diterangkan, nombor dokumen dan versi penuh nama. Berikut adalah pengenalan, yang semestinya menunjukkan senarai peserta dan isu utama untuk dibincangkan.
Di bahagian utama, maklumat biasanya dibahagikan kepada tiga bahagian: "Mendengar, " "Bercakap, " "Memutuskan." Dalam versi penuh protokol, kata-kata semua penceramah dipetik verbatim. Juga, dalam beberapa kes, ekstrak dari protokol itu diduplikasi, menduplikasi bahagian tertentu.
