Satu acara bermakna pertemuan yang dirancang dan diadakan dengan penyertaan sekumpulan orang: cuti, mesyuarat perniagaan, acara sukan, pesta kanak-kanak, kempen pengiklanan, dan lain-lain. Sejak acara yang paling sering dihadiri oleh sebilangan besar peserta, sangat penting untuk menjaga keselamatan semua orang yang diundang, bahawa mereka selesa, tiada siapa yang bosan, tidak ada aduan tentang menu, prestasi para artis, reka bentuk bilik mesyuarat, dll. Untuk mengelakkan kejutan yang tidak menyenangkan, anda perlu berhati-hati Tetapi untuk menyediakan.
Penyediaan acara bermula dengan perancangan. Lebih baik bimbang tentang cara merancang acara terlebih dahulu. Semakin banyak masa dibiarkan sehingga tarikh penting, lebih banyak peluang untuk memikirkan perkara, menimbang, elakkan kesilapan dan maklum balas negatif dari peserta. Pelan dibuat mengikut spesifikasi acara, tetapi ada saranan umum untuk perancangan.
Apa yang perlu dirancangkan
Pertama sekali, matlamatnya. Tiada acara diadakan seperti itu. Para pemimpin syarikat ingin mencapai keputusan tertentu: pembentukan budaya korporat, promosi barangan di pasaran, pengembangan platform untuk perniagaan, perhimpunan pekerja, perayaan ulang tahun (pengiktirafan rasmi dari meritnya kepada syarikat), dan sebagainya. Perkara utama ialah matlamat harus konkrit, dirumuskan dengan jelas dan dapat dicapai. Bersama-sama dengan tujuan, jenis acara juga ditentukan (prasmanan, berkelah, bercuti di taman air, dll.).
Perancangan seterusnya ialah belanjawan. Tidak kira betapa sukarnya penganjur cuba, tidak mungkin untuk merealisasikan semua idea kreatif jika anggaran tidak membenarkan ini. Oleh itu, sebelum memutuskan cara membuat pelan tindakan, anda perlu membuat keputusan mengenai kewangan.
Butiran berikut dianggap sebagai:
- bilangan dan jantina tetamu (diperlukan untuk membuat menu, pilihan minuman);
- tempat acara;
- reka bentuk dan peralatan teknikal;
- pengangkutan (sekiranya peristiwa itu adalah);
- gambar dan rakaman video;
- jemputan tuan rumah, artis;
- hadiah dan hadiah;
- Liputan media acara (jika perlu).
Soal selidik
Selepas menjelaskan isu-isu di atas, anda boleh mula mengumpul soal selidik untuk jemputan. Oleh itu, lebih mudah untuk mengambil kira kehendak para tetamu. Menurut hasil tinjauan, anda mungkin perlu membuat pelarasan pada pelan dan anggaran. Kami menawarkan senarai anggaran soalan:
- Adakah anda merancang untuk menghadiri acara itu?
- Jika anda tidak merancang untuk menghadiri acara itu, maka atas sebab apa?
- Bagaimana anda mengetahui tentang peristiwa itu?
- Bagaimanakah pendaftaran penyertaan dalam acara itu (sangat mudah, mudah, tanpa sebarang masalah, dengan kesulitan kecil, apa-apa masalah)?
- Adakah anda mempunyai apa-apa keinginan pada menu?
- Siapa yang akan membayar penyertaan anda dalam acara itu?
- Apakah topik, soalan perbincangan yang anda minat?
- Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai acara itu, yang mana?
- Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan untuk tuan rumah acara itu, yang mana?
- Bagaimana anda ingin menerima maklumat mengenai acara itu (alamat, e-mel, telefon)?
- Lain-lain
Soalan diselaraskan bergantung pada jenis dan kandungan acara. Perkara utama adalah membuat soal selidik supaya penganjur menerima semua jawapan yang dia berminat. Ini akan membantu menentukan cara membuat pelan tindakan, untuk mengelakkan semua jenis salah faham. Oleh itu, rakan kongsi perniagaan Islam semasa jamuan tidak akan menyentuh daging babi (yang bermaksud menu itu harus memasukkan hidangan dari ayam, ayam belanda), dan jenaka-pesta korporat terkemuka mungkin kelihatan seperti orang yang tidak lucu. Sudah tentu, kaji selidik itu mestilah tanpa nama.
Selepas maklumat itu dikumpulkan, pekerja akan meneruskan secara langsung kepada penyediaan pelan tersebut.
Bagaimana untuk merancang suatu acara: satu contoh
Borang pelan dibangunkan mengikut GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi bersatu. Sistem unified dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk kerja kertas. " Secara tradisinya, rancangan itu menyenaraikan jenis kerja untuk penyediaan dan pelaksanaan acara, tarikh akhir dan mereka yang bertanggungjawab. Pada permulaan dokumen itu hendaklah ditunjukkan nama organisasi dan jenis dokumen untuk kelulusan, tarikh, nombor dan tempat penyediaan dokumen itu, cap kelulusan. Disusun secara berasingan dokumen kewangan, lembaran kelulusan dan familiarization dengan dokumen. Dalam bentuk rajah, ia kelihatan seperti ini:
|
Saya meluluskan --------------- --------------- (kedudukan ketua syarikat) ------------------------------------- (Nama penuh) (tandatangan) |
|||
|
Rancangan Tindakan untuk penyediaan dan kelakuan -------------------------------------------------- ---- (nama acara) |
|||
|
Tarikh: Lokasi: Tujuan acara: |
|||
| Tidak. | Jenis kerja | Tarikh akhir | Bertanggungjawab |
| 1. | Penciptaan jawatankuasa penganjur | 12/15/2014 | Nama penuh |
| 2. | Menggambar program kebudayaan | 12/15/2014 | Nama penuh |
| 3. | … | ||
Pelan ini juga boleh menyertakan lajur "hasil" dan "nota".
Pelan yang disediakan dibincangkan dengan pengurusan syarikat, diluluskan dan disampaikan kepada pekerja. Orang yang bertanggungjawab meletakkan tanda tangan mereka pada lembaran pengenalan dan menerima salinan pelan. Selepas itu, soalan: "Bagaimana untuk membuat pelan tindakan?" dianggap tertutup.
Sebagai peraturan, acara diadakan beberapa kali setahun, jadi pengurus acara atau pakar lain perlu membuat pelan tindakan tahunan. Bagaimana untuk merangka pelan tindakan untuk tahun ini?
Pelan tahunan
Sebelum meneruskan penyediaan pelan tahunan, anda perlu menganalisis aktiviti syarikat untuk tahun lepas. Berdasarkan hasil kerja analitik, laporan dikumpulkan, kandungannya akan menetapkan matlamat untuk 12 bulan ke depan. Acara-acara yang diadakan dalam tahun kalendar baru akan ditujukan untuk mencapai matlamat ini.
Acara dirancang mengikut bulan. Berapa banyak acara yang dijalankan setiap bulan - syarikat memutuskan. Ia semua bergantung pada matlamat dan masalah yang dihadapi. Aktiviti sekali-kali, berkala dan berterusan dijangka. Acara satu-satu termasuk, khususnya, pembelian peralatan dari syarikat asing. Acara semasa juga diadakan sekali, tetapi mengambil masa yang lebih lama. Peristiwa berkala diulang pada selang waktu tertentu. Ini boleh menjadi pembangunan kakitangan (persidangan, seminar, webinar), pembangunan dan pelaksanaan projek, acara korporat dan banyak lagi. Semua acara harus konsisten secara logik antara satu sama lain mengenai kebolehlaksanaan, subjek dan masa acara tersebut.
Borang pelan tahunan
Pelan tahunan disediakan dalam bentuk pelan kerja am atau jadual waktu. Kadang-kadang kedua-dua pilihan adalah sesuai (sebagai contoh, jika penggiat bekerja dalam organisasi yang berbeza). Mari kita perhatikan jenis rancangan ini dengan lebih terperinci.
Dalam pelan tahunan am, nombor siri, nama acara, tarikh akhir, keputusan, eksekutif dan nota diperhatikan. Bab "Hasil" menunjukkan produk dari aktiviti pakar: proses atau rajah mekanisme, projek yang lengkap, laporan, pakej dokumen, dll.
| Tidak. | Nama peristiwa | Keputusan | Tarikh akhir | Pelakon | Nota | ||||
| Mulakan | Berakhir | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Persidangan antarabangsa | Koleksi Abstrak | 01/15 | 01/17 | Nama penuh | Nama penuh | Nama penuh | Pelajar universiti khusus terlibat | |
| 2. | Penyampaian pelbagai keju baru | Laporkan persembahan pelbagai keju baru | 16.02 | 02.17 | Nama penuh | Nama penuh | Nama penuh | Teknolog syarikat terlibat | |
| 3. | … | ||||||||
Apabila menyusun jadual waktu, aktiviti ditunjukkan untuk setiap bulan. Persimpangan antara nama acara dan bulan itu dicat. Dokumen mungkin kelihatan seperti ini:
| Tidak. | Nama peristiwa | Keputusan | Pelakon | 2014 tahun | Nota | ||
| Januari | Februari | Mac | |||||
| 1. | Persidangan antarabangsa | Koleksi Abstrak |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Penyediaan surat berita | Surat maklumat | Pengurus pejabat | ||||
| 2. | Penyampaian pelbagai keju baru | Laporkan persembahan pelbagai keju baru | |||||
| 2.1. | Penyediaan risalah | Flyers | Jabatan Pemasaran | ||||
Sebagai tambahan kepada pelan tahunan, rasional untuk langkah-langkah, pelaporan dan kawalan, serta lampiran sedang dibangunkan. Aplikasi termasuk:
- rekod kewangan;
- pelan komunikasi, sokongan acara lain;
- analisis risiko.
Semua rancangan di atas adalah untuk orang dewasa. Tetapi pelbagai acara diadakan dengan anak-anak. Corak membuat rancangan untuk lelaki adalah sama, tetapi terdapat beberapa ciri.
Bagaimana untuk membuat pelan tindakan untuk kanak-kanak
Acara untuk golongan muda berbeza dengan orang dewasa, terutamanya pendidikan dan (atau) orientasi kesihatan yang bertambah baik. Bertanggungjawab adalah guru yang dilantik, ahli psikologi, penghibur, pustakawan, kaunselor di kem kesihatan dan pakar lain yang bekerja dengan anak-anak. Khusus acara bergantung pada umur anak-anak dan tugas yang ditetapkan. Pertimbangkan ciri-ciri perancangan acara di sekolah prasekolah, sekolah, perpustakaan dan rekreasi.
Prasekolah
Aktiviti tadika adalah sebahagian daripada rancangan tahunan. Disediakan untuk:
- matinees (tarikh tematik dan bercuti);
- cuti sukan;
- hari dan minggu kesihatan (termasuk pelbagai aktiviti);
- mesyuarat ibu bapa, dsb.
Bagi setiap aktiviti ini, pelan atau senario dibuat, yang diluluskan oleh pengurus dan dipersetujui dengan timbalannya. Nyatakan nama acara, tujuan, tugas, masa dan tempat peristiwa, peralatan, inventori, perjalanan peristiwa (dalam skrip) dan mereka yang bertanggungjawab. Berikut adalah contoh merancang pelan tindakan untuk Hari Kesihatan:
|
Saya mengesahkan: ketua --------------- (Nama penuh) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Setuju: Timbalan Ketua OIA ------------------------------ (nama penuh) "____" ______________ 2014 |
|||
| Pelan Tindakan Hari Kesihatan (tarikh) | |||
| Masa dan tempat | Nama Acara | Kumpulan itu | Bertanggungjawab |
|
8.00 - 8.30 Tanah sukan |
Gimnastik pagi | Semua kumpulan | Pendidik kumpulan |
|
10.00 -10.30 Dewan sukan |
Perlumbaan relay | Kumpulan kanan | Pengajar pendidikan fizikal, pendidik kumpulan |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Kolam renang |
Pelancongan sukan "Neptune datang kepada kami" | Kumpulan tengah | Kolam pengajar, jururawat, pendidik kumpulan |
| Pada siang hari | Laporan foto dari Hari Kesihatan | Semua kumpulan | Guru kumpulan, pembantu guru |
Bergantung kepada spesifik peristiwa, keputusan yang dijangkakan dapat ditunjukkan (pengurangan kejadian murid, pembentukan idea tentang gaya hidup sihat pada kanak-kanak, peningkatan dalam budaya pedagogi ibu bapa, dan lain-lain).
Senario acara untuk kanak-kanak prasekolah adalah permainan, persembahan berdasarkan dongeng, silap mata, tarikan. Adalah penting bahawa percutian itu menarik, menyeronokkan, bersemangat, dan yang paling penting - berguna untuk kanak-kanak.
Sekolah
Aktiviti untuk pelajar dirancang pada tahun sekolah dan semasa cuti. Pelan tindakan disusun oleh guru besar, guru kelas, guru pendidikan jasmani, guru penganjur, dan ahli psikologi. Pelan yang disediakan oleh guru diperiksa dan diluluskan oleh guru besar. Matlamat dan objektif acara dijangka, keputusan yang diharapkan, mereka yang bertanggungjawab dilantik. Apabila membuat perancangan, umur anak-anak, minat mereka, masalah dalam kelas (prestasi akademik, tingkah laku, hubungan dalam pasukan, dll), serta faktor objektif (musim, jenis penempatan, terutama bumi, iklim, dan sebagainya) tarikh yang tidak dapat dilupakan. Selaras dengan ini, acara diadakan pada tema "Ksatria dan Puteri", "Kenalan dengan Teater Muzik", "Holiday of Summer", "Mereka Berjuang untuk Tanah Air" dan lain-lain. Perkara utama ialah kanak-kanak perlu berminat. Pelajar juga terlibat dalam penyediaan dan merancang acara tersebut. Bagaimana untuk membuat pelan tindakan? Sampel dibentangkan dalam jadual.
|
Saya meluluskan Guru Besar --------------------------- (nama penuh) |
||||
| Pelan pendidikan bercuti musim luruh | ||||
| Tidak. | Acara | Tarikh | Kelas | Masa |
| 1. | Lawatan ke Teater Komedi Muzikal | 10/28/2013 | 11 | 4 p.m. |
| 2. | Penyembuhan Operasi Buku | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Perpustakaan kanak-kanak
Kakitangan perpustakaan memastikan bahawa kanak-kanak membaca lebih banyak dan suka buku. Untuk tujuan ini, malam kesusasteraan, kuiz, lelongan, dan lain-lain diadakan. Bagaimana untuk membuat rancangan tindakan di perpustakaan? Kerja-kerja ini dijalankan dalam beberapa peringkat. Tema acara dipilih, sasaran dan sasaran umur ditentukan. Selaras dengan umur peserta, karya sastera dipilih, skrip disediakan.
Pustakawan tidak lupa tentang pengiklanan: poster, risalah, jemputan dibuat. Satu perkara penting ialah penyediaan bahan ilustrasi. Acara itu sendiri direkodkan, dianalisis dan dipromosikan di media. Bentuk rancangan mungkin seperti ini:
| Tidak. | Borang Peristiwa | Nama Acara | Penonton | Tarikh |
| 1. | Pageant | Hari Valentine | Pelajar sekolah menengah | 02/14 |
| 2. | Soalan dan Jawapan Malam | "Siapa yang tahu lebih banyak cerita?" | Kanak-kanak prasekolah dan pelajar sekolah rendah | 03/18 |
| 3. | … |
